【大小清单法】同时保持小项目管理的精细和精益

2021/01/05 23:26

以前我为自己制定过很多学习计划,虽然我执行力上没有问题,该学的东西都学了,但是管理学习计划的方法却不切合实际,始终没有形成一个适合自己的方法。后来,我就一直用简单的清单(To-do List)来做任务管理,不过清单虽然有效,但是太零散了,无法对很多任务的关系进行梳理。

为什么要对很多任务的关系进行梳理呢?因为当你把很多任务按照逻辑进行分组、调整顺序之后,你会发现很多任务可以合并或取消,梳理任务之间的关系可以让你事半功倍,减少无用功。

因此,上周我在制定未来几年的个人学习计划时,我试图用Mindmanager和MS Project细化任务、进行精细化的时间管理,但是当我把任务仔细拆分之后,我发现我无法给每个任务分配时间和期限,为什么呢?原因有三:

  1. 首先,我无法保证我做的学习计划100%正确、无需变更,有些技能可能根本不需要学。
  2. 其次,我很难把握每个子任务需要多少时间,如果我不能精细着给每个子任务分配时间,那么我做精细化的时间管理还有意义吗?
  3. 还有一点,计划没有变化快,即便是我给每个任务分配了时间,也会经常被生活中的各种打乱。

想到这里,我决定不进行精细化的时间管理,只在几个大节点上设置时间期限,这样生成的甘特图就简单地多,只有五六行,一目了然。然后我从我制定这个学习计划的过程中,总结出了一套大小清单法。请看下面的介绍。

什么是大小清单法?

所谓大小清单法,就是先做一个大清单,可以用思维导图工具,例如Mindmanager,这个大清单要将任务进行分类以及细致的拆分。做好大清单之后,可以设置粗糙的时间节点,也可以不设置时间节点,以保持计划的弹性。平时执行计划的时候,就从大清单里挑一些重要紧迫的任务组成小清单,将大清丹化为一个个的小清单,一个一个的完成。

适用对象

大小清单法适合个人项目管理(包括学习计划、个人小项目、个人创业计划等等)、几个人的小团队的项目管理,以及精益项目管理。

大小清单法的步骤

下面我以制定学习计划为例说一下如何轻松地实施大小清单法。

  1.  列出大清单
    • 列出任务的大分类:使用思维导图工具列出任务的类别,以一个学习计划为例,我的大分类有语言、IT、管理三个类别。
    • 拆分任务:在思维导图里将分类拆分成一个一个的可执行任务(Executable task, ET),当然也可以先将大分类拆分成小分类,然后细化拆分成一个个的可执行任务。“列出任务的大分类”和“拆分任务”这两步没有先后顺序,大家可以先将子任务列出来,然后再进行分类,这在思维导图里是非常方便,拖拖拽拽就可以搞定。
    • 注:如果你的任务是流程性的,你可以假定思维导图从上至下就是时间顺序。
  2. 清单逻辑优化
    • 优化任务的分类。
    • 明确可执行任务。所谓可执行任务,指的是看了就知道要做什么,例如,“学习英语”这句话就不是可执行任务,“明天早上背50个单词”才称得上是可执行任务。
  3. 分配时间期限:我建议大家不要设定过于精细的时间期限,一是我不认为大家都能够做到;二是时间设置的太细致的话很难进行维护和更新。我的个人学习计划连时间期限都没有,一方面是因为我遇到难点的时候,我会花很多时间去学透,另外一方面是我很难保证我能如期完成,因为我的时间经常被打乱。所以对于我的个人学习计划来说,还不如不设置时间期限,我对我的自律非常有自信(不能做到自律的话,即便设置了时间又能怎么样呢?)。
  4. 在小清单中执行:
    • 列出小清单:大清单就像古代打仗时中军大帐里的元帅,分兵派将、发号施令,而小清单就是列在两旁的武将,从元帅那里领军令。以我的学习计划为例,我会从大清单中挑出重要而且优先级高的事情组成小清单,完成这个小清单差不多需要两个月左右。
    • 完成一个小清单之后,我就到大清单里把已完成的任务划掉。以我的学习计划为例,两个月后我再去大签单,划掉已完成的任务。这样清单管理起来非常方便,清单的管理成本几乎为0。

就是我总结的适合个人管理和小项目管理的大小清单法,我会不断的优化这个方法并提供更多细节,以供大家参考。

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